Per seguire due progetti differenti con successo, l’organizzazione delle persone e la programmazione delle varie attività sono fondamentali e devono essere effettuate con la massima precisione, tutto questo da casa può diventare impossibile se non si ha un buon metodo.

Abbiamo selezionato in rete due metodi e alcuni consigli per noi più idonei tenendo conto che sono applicabili anche per lavorare da casa o in remoto (smartworking o homeworking).

DIAGRAMMA DI GANTT Per sopravvivere bene a due o più progetti, la cosa fondamentale è riuscire a programmare tutte le attività che entrambi comportano. Uno strumento molto utile è il diagramma di Gantt, un planner che ha nella parte orizzontale l’arco temporale del progetto; ore, settimane, mesi, dove vanno messe tutte le deadline.

Nella parte verticale invece si inseriscono tutte le attività e le fasi di questo progetto, le scadenze fase per fase, chi fa cosa (se abbiamo persone che lavorano su questo progetto, si inseriscono qui). Se compiliamo tutto correttamente, abbiamo sott’occhio in che fase siamo del progetto in quel momento. Questo ci permette di gestire le urgenze senza esserne travoli, perché una volta rientrata l’emergenza abbiamo una base di programmazione che ci permette di tornare al punto in cui eravamo prima di essere distolti dalla tabella di marcia. Ovviamente un diagramma è efficace quando è condiviso con più persone.

Magari per condividerlo da remoto può essere inserito in un disco di rete (cloud) online in modo che ogni componente del gruppo può averlo sempre a portata di mano.

 

EVITARE DI SALTARE DA UNA COSA ALL’ALTRA Calendarizzando una scansione temporale delle attività da fare, si dovrebbe evitare di essere sempre interrotti e di ‘switchare’ continuamente da un progetto all’altro: ad esempio, a fine mattinata e a fine giornata si possono controllare le mail dell’altro progetto, per allinearsi con i colleghi. Bisogna rispondere, selezionando solo le cose che dipendono esclusivamente da noi. Non bisogna essere travolti dalle comunicazioni, ma selezionare solo quelle essenziali.

 

IL METODO KANBAN Un’altra possibile strategia organizzativa da utilizzare quando si lavora in più persone su progetti diversi è il metodo Kanban, una sorta di diagramma molto semplificato che la Toyota usa da qualche decennio. Consiste nell’utilizzare una tabella divisa in ‘cose fatte – cose da fare – cose in progress’: ognuno ci applica dei post it con le varie attività, e le sposta a seconda dell’avanzamento dei lavori. Così ci si può anche tenere d’occhio a vicenda. La cosa fondamentale è che la programmazione sia condivisa: in questo modo si lavora molto meglio e si vive molto meglio.

DIECI MINUTI AL GIORNO PER FARE IL PUNTO Quando si lavora, l’ideale è silenziare tutte le notifiche del cellulare: si perde molto tempo a stare dietro a tutti gli aggiornamenti. Ad esempio, se io leggo una mail nel momento in cui mi arriva, perdo un paio di minuti a leggerla, e per ritrovare la concentrazione ne perdo altrettanti. Di questo passo, spreco tantissimo tempo nella giornata. L’ideale è, quando si arriva a casa, dedicare dieci-quindici minuti a leggere tutte le notifiche in sospeso e organizzare le attività dell’indomani: prevenire le urgenze per non farsi travolgere

 

PICCOLI ACCORGIMENTI Come già detto se si viene interrotti continuamente, è difficile procedere con linearità nelle proprie attività: in Germania si usa mettere sulla porta dell’ufficio di ognuno un cartello che indica il concetto ‘sto lavorando’. Se siamo a casa in una prima fase di smartworking o homeworking e i nostri familiari sono entusiasti di averci con loro, sarebbe utile ricordargli che stiamo lavorando, magari come negli uffici in Germania con un cartello fuori alla porta.

In famiglia, è difficile da applicare ma è una questione di tutela della propria salute. Continuando a lavorare in maniera confusa (come troppo spesso accade) con troppi input, alla fine della giornata arriviamo stremati e portando a termine il 20% delle attività che bisognava fare. Essere concentrati solo su una cosa aiuta sia se stessi sia gli altri, autoregolamentarsi dalle interruzioni è di basilare importanza.