Strategie di collaborazione e comunicazione sono la base di qualunque organizzazione sopratutto se si lavora a distanza.

L’utilizzo quindi di smartworking, homeworking e qualunque modalità di lavoro agile prevede l’adozione di tecnologie molto spesso sconosciute alla maggior parte degli impiegati delle PMI in settori non altamente tecnologici.

Soluzioni per videoconferenze, largamente utilizzate dalle grandi imprese, offrono differenti tipi di supporto, a seconda delle esigenze: sia che si voglia privilegiare il costo, sia che si punti alla sicurezza, all’affidabilità e all’assistenza del servizio utilizzato.

La scelta da compiere, effettivamente, può diventare molto difficile, in un momento di “emergenza” come questo. Conciliare le diverse esigenze per giungere allo strumento più idoneo tra i vari applicativi presenti sul mercato è comunque possibile.

App gratuite per Videoconferenza

Ci sono molte app che offrono il servizio di videoconferenza gratuita, create per scopi di teamworking aziendale o per collaborazioni lavorative. Di seguito troverete una lista delle migliori attualmente presenti sul mercato disponibili sia per computer che per dispositivi mobili (smartphone e tablet) – e delle quali analizzeremo funzionalità, vantaggi e svantaggi.

Google Hangouts Meet

La migliore app per videoconferenze è sicuramente quella di Google. Il miglior esempio di software consumer-oriented, largamente utilizzato da anni per il settore business. Permette un’integrazione completa con tutti gli altri applicativi Google: Gmail, Google Calendar, ecc… L’unica pecca è che permette una connessione contemporanea solo di 10 utenti. Nella versione Meet, però è possibile effettuare una connessione audio e video in contemporanea fino a 250 persone.

Come funziona Google Meet

Di fatto, basterà premere un pulsante per avviare la diretta e un altro pulsante per invitare persone a partecipare. Con due click (o pressioni sul display dello smartphone), insomma, si sarà pronti per la presentazione del progetto lavorativo o per avviare una lezione online con la classe. A tutto il resto penserà la stessa piattaforma: le immagini e l’audio possono essere catturate con la fotocamera e il microfono del PC o dello smartphone o, in alternativa, tramite microfono e telecamera esterni.

Hangouts Meet funziona indifferentemente su PC e smartphone: nel primo caso sarà sufficiente avere installato un browser (supporta Chrome, Firefox, Edge e Safari) senza bisogno di utilizzare client o plugin di alcun genere; nel secondo si dovrà installare l’app da Play Store (per dispositivi Android) o App Store (per gli iPhone e iPad) e concedere le autorizzazioni del caso. L’avvio della videochiamata, come detto, è pressoché immediato, così come le modalità di invito e partecipazione alla conversazione. Al termine della conferenza, si potrà decidere di salvare la registrazione sullo spazio cloud legato al proprio profilo.

Vantaggi: Integrata con Gmail, Google Calendar, funziona con Chrome mediante plugin.

Svantaggi: Non supporta due stream in contemporanea, alcuni utenti lamentano qualità ed affidabilità della connessione.

Skype

L’app della Microsoft offre strumenti sia per l’utenza privata che per le aziende. La videoconferenza è possibile da computer (scaricando il pacchetto di installazione) e da dispositivi mobili, (scaricando la app). E’ possibile collegare, anche in questo caso 10 utenti contemporaneamente, c’è la possibilità di accedere ad una directory di persone (generata automaticamente da Microsoft) dove è possibile ricercare tutti gli utenti registrati al servizio.

Vantaggi: esperienza utente familiare, per chiunque usi Skype per connettersi con familiari, integrazioni di ulteriori utenti collegabili possibili nelle versioni a pagamento

Svantaggi: richiede di scaricare un’applicazione, può essere considerata poco professionale perché largamente utilizzata per conversazioni di tipo privato, funzionalità avanzate disponibili previa sottoscrizione di abbonamento premium

Zoom

Con il piano Basic si potranno creare videoconferenze con un massimo di 100 partecipanti, ma con una durata massima di 40 minuti. Le chiamate video 1 a 1, invece, non hanno alcuna limitazione di tempo. Con il piano Basic, chi crea una “stanza” per la videochiamata potrà impostare audio e video in qualità HD e la possibilità di condividere lo schermo del dispositivo utilizzato per la conferenza. A queste si aggiungono gli strumenti collaborativi, che vanno dalla chat interna alla conferenza video alla possibilità di creare una lavagna interattiva per appuntare dati e altre informazioni. Zoom Basic è gratis.

Vantaggi: iscrizione semplice, include la registrazione di base, supporta chiamate a 100 utenti contemporaneamente.

Svantaggi: richiede un’applicazione scaricabile, utilizza solo la lingua inglese, tutte le chiamate non sono crittografate, le chiamate hanno un limite massimo di 40 minuti circa, nessuna possibilità di controllare lo spam o la larghezza di banda

Quella che noi consigliamo è:

Microsoft Teams 

E’ una piattaforma di chat e videochat progettata per semplificare il lavoro di gruppo, per mettere in contatto chi lavora in diversi uffici in grandi e piccole aziende, che permette di creare un’organizzazione del lavoro a distanza con strumenti come la chat e la condivisione di documenti. Essendo di Microsoft Teams si integra perfettamente con altri prodotti della suite Office, con Outlook, oltre che con strumenti cloud come Onedrive, SharePoint, Skype e OneNote .

L’accesso gratuito a Microsoft Teams si può fare con un account Microsoft (non con un account Office 365) e permette di utilizzare la piattaforma in modo illimitato con massimo 300 contatti in una chat, per le chiamate audio e video, per avere uno spazio online condiviso con gli altri membri dell’organizzazione di 10 GB, più uno spazio di 2 GB per ogni account aggiunto. Microsoft Teams si integra, inoltre, con tutte le app di Office Online, tra cui Word, Excel, PowerPoint e OneNote ed anche con altre app aziendali non Microsoft.Una volta effettuato l’accesso è possibile scaricare l’app per Windows oppure avviare immediatamente la versione online di Microsoft Teams, che si apre direttamente sul browser web. Di Microsoft Teams ci sono anche le app per Android e iPhone.

L’app Web di Teams va bene per la maggior parte delle funzionalità di base, ma per sfruttare appieno il servizio, conviene installare l’app desktop. Sia la versione per Windows 7+ (che include Windows 10) che per Mac permette di utilizzare funzionalità come le riunioni virtuali, la condivisione dello schermo e la lavagna.

Sia che si utilizzi l’app web, sia col programma installato (dove sarà necessario accedere nuovamente con l’account Microsoft), si può procedere con l’iscrizione di una nuova organizzazione dandogli un nome.

All’ organizzazione è possibile aggiungere gruppi di persone (i team), invitandoli a partecipare inserendo i loro indirizzi email. Questi indirizzi e-mail non devono essere indirizzi e-mail Microsoft, ma agli invitati verrà richiesto comunque di creare un account Microsoft . Le persone invitate riceveranno l’invito via e-mail e potranno unirsi al team creato facendo cliccando sul link allegato. In Microsoft Teams, le persone invitate potranno scegliere un nome visualizzato e aggiungere una foto. A questo punto, si può iniziare a utilizzare tutte le funzionalità incluse nella versione gratuita di Teams.

Ecco il link della guida ufficiale all’applicazione