Le riunioni sono dei veri e propri strumenti di gestione sia in ambito lavorativo che privato.

Organizzare una riunione efficacie non è semplice e non può essere certo improvvisata.

Un punto fondamentale è che la comunicazione non è solo verbale, quindi bisogna porre moltissima attenzione al linguaggio del corpo e al linguaggio para-verbale.

Di seguito un tour virtuale dei vari paesi europei per scoprire come la cultura influenzi la trattativa e la comunicazione.

 

 

SPAGNA

Le riunioni di lavoro in Spagna sono più rilassate rispetto ad altri paesi; bisogna aspettarsi negoziati piuttosto lunghi. È necessario un po’ di tempo per dedicarlo a conoscere bene il tuo partner commerciale prima di iniziare trattative: i rapporti personali sono essenziali prima di stabilire collaborazioni. Non sempre le comunicazioni o gli atti scritti sono gli unici ad avere valenza; anche patti presi verbalmente hanno importanza, diversamente dal Regno Unito o la Germania.

Durante le trattative il partner spagnolo farà molte domande sulle proposte, i prodotti o servizi offerti.

Grande importanza hanno la fiducia e l’onestà, quindi tieni conto di questi valori prima di organizzare e avviare rapporti d’affari con il tuo partner spagnolo.

 

REGNO UNITO

Gli incontri d’affari sono diffusi nella cultura delle aziende del Regno Unito, ma variano nella loro natura e nel contenuto.

È buona pratica organizzare l’incontro per tempo, stabilendo l’ordine del giorno per consentire a tutti di essere ben preparati. Sedi delle riunioni, liste presenze e la strumentazione necessaria, come ad esempio computer e proiettori devono essere pianificati in anticipo. Le riunioni dovrebbero essere strutturate con cura e sono coordinate da una persona che garantisce che si segua l’ordine del giorno nel rispetto dei tempi.

L’uso della tecnologia è diffuso durante i meeting e le audio e videoconferenze sono utilizzate per evitare ai manager di viaggiare troppo per partecipare a una riunione. I contributi al meeting dovrebbero giungere prima dello stesso anche per assicurarsi che ciò che viene detto è di valore per l’incontro e per l’organizzazione nel suo complesso.

Nel Regno Unito, a seguito della riunione le minute e i documenti rilevanti sono inviati a tutti i partecipanti. Di solito c’è una persona che ha la responsabilità di presiedere la riunione, di rivedere gli elementi di azione rispetto alla precedente riunione, al fine di garantire che siano stati compiuti progressi, quali sono gli accordi presi, ecc.

 

FRANCIA

Come per qualsiasi altro tipo di incontro internazionale, rispettare la cultura degli altri partner migliorerà le probabilità di raggiungere accordi d’affari. L’organizzazione di una riunione deve avvenire con almeno un paio di settimane di anticipo e la partecipazione va confermata almeno un giorno prima della riunione, nel rispetto della business etiquette francese.

Di solito, i primi minuti di un incontro d’affari servono per ricordare lo scopo principale della riunione e per far fronte a tutte le domande prima che la stessa inizi. Assicurati che le tue proposte siano dirette e chiare e ricordati di rispettare l’ordine del giorno.

I francesi non hanno l’abitudine di fare domande durante le presentazioni, quindi sii più dettagliato possibile. Ricorda, inoltre, che verrai giudicato per le tue capacità e anche per come partecipi a dibattiti su temi diversi. Se riesci ad essere chiaro e credibile riuscirai ad ottenere rispetto da parte dei tuoi partner commerciali. Anche se i francesi sono aperti alle idee degli altri, tendenzialmente preferiscono restare sulle proprie posizioni.

 

SVEZIA

Aspettati di iniziare le riunioni all’orario concordato e ricordati di salutare sia all’inizio che alla fine con una stretta di mano. La puntualità è fondamentale non solo negli affari ma anche nella vita sociale. La puntualità è segno di efficienza e di rispetto per gli altri in Svezia. La pianificazione deve essere ben rispettata dall’inizio alla fine della riunione e non è strano che si fissino scadenze anche durante lo svolgimento delle riunioni.

Tutti partecipano alle riunioni e sono tenuti in considerazione allo stesso modo. Non si verificano scontri verbali violenti durante le riunioni con partner svedesi.Vista l’attenzione per la pianificazione, le agende sono rispettate e l’incontro è seguito da note scritte con le decisioni prese e i termini essenziali discussi.

Tutte le attività concordate devono essere svolte nei tempi stabiliti. Ciò ti rende credibile e affidabile e aumenta la fiducia nei tuoi confronti favorendo i rapporti commerciali.Si consiglia infine, di essere ben preparati prima di iniziare le trattative con i partner svedesi e fornire più informazioni e dettagli possibile sule tue proposte. Gli svedesi sono conosciuti per la loro capacità di garantire buoni affari. Hanno a cuore il dialogo e l’idea di democrazia ed è facile raggiungere un accordo con loro seguendo le regole indicate.

 

TURCHIA

I primi incontri sono di solito formali, in quanto gli affari sono considerati una cosa seria e devono essere trattati seriamente. È importante evitare di essere troppo informale anche se si sta sviluppando un rapporto personale. Gli incontri iniziali non si concludono quasi mai con delle decisioni, ma servono per conoscersi e discutere. Non cercare quindi di limitare la discussione solo agli affari, ma aspettati anche domande personali.

Ci si saluta con una stratta di mano tra uomini, mentre bisogna attendere che le donne turche tendano la mano prima di porgere la propria. Prima di introdurre le proprie proposte è buona norma presentarsi e fare una breve introduzione. Utilizzare aspetti grafici serve di più rispetto a informazioni testuali. È molto apprezzato che il materiale e le informazioni più importanti siano tradotte anche in turco per fare in modo che il messaggio, l’idea, la proposta arrivino con chiarezza.

 

GERMANIA

Le riunioni sono prese sul serio in Germania e possono svolgersi in modo molto dettagliato, seguendo una procedura formale. I manager tedeschi lavorano seguendo alla lettera le agende. Inoltre, gli incontri mirano sempre a risultati e decisioni definite, quindi le discussioni non sono né generiche e né aperte.

Durante le trattative è importante fornire dati, supportati da fatti concreti ed esempi. Non si devono utilizzare stili di comunicazione esagerati o indiretti durante le riunioni di lavoro e bisogna interagire con la persona giusta dell’organizzazione.

Bisogna ricordarsi che:

  • I tedeschi sono negoziatori competitivi, ambiziosi e precisi.
  • Negli affari per obbligarsi basta la parola di una persona o una stretta di mano. Se viene fatto un accordo verbale in un incontro di lavoro, è generalmente considerato vincolante.
  • Le negoziazioni tendono ad essere analitiche e pratiche. Un discorso ben articolato con grafici, argomenti empirici, e le statistiche è in genere apprezzato, come del resto gli approcci diretti.
  • Gli incontri d’affari seguono la gerarchia; le decisioni vengono prese dalle persone dei livelli superiori.
  • Le decisioni sono prese con procedimenti lunghi.
  • I tedeschi vogliono più dettagli possibile prima di siglare accordi.
  • I tedeschi hanno una certa avversione per le divergenze di opinione, ma sono aperti a discutere le varie questioni.
  • Una volta presa la decisione non verrà cambiata.

La tua attenzione ai dettagli non passerà inosservata ai tuoi colleghi tedeschi!

 

 

E gli italiani?

La pratica più sicura per organizzare e partecipare a riunioni in Italia è quello di agire come le persone del luogo; il tuo partner apprezzerà la tua sensibilità culturale. Preparati a lunghi negoziati con il tuo partner italiano. Spesso le trattative sono condotte lentamente, sia perché gli italiani tendono a valutare con attenzione i vantaggi e i rischi, sia per il rispetto delle gerarchie nel processo decisionale delle imprese.

È molto comune che le riunioni di lavoro finiscano con l’invito a mangiare fuori, in genere in un ristorante selezionato con attenzione; ciò è considerato un modo per socializzare e stabilire un rapporto più stretto.